Als Datensätze gelten alle Daten außer die Taxaliste. Dabei werden verschiedene Datensatztypen unterschieden. Zu diesen zählen nicht nur die strukturierten (in Datentabellen organisierten) Datensatztypen sondern auch die statischen Seiten (z.B. Home, Projekt und Partner etc. ).

Der Zugriff auf die Datensätze erfolgt über den Menüpunkt „Datensätze. Wird dieser angeklickt öffnet sich eine tabellarische Übersicht aller vorhandenen Datensätze, in der nach bestimmten Datensätzen und Datensatztypen gesucht/gefiltert werden kann.

Das Anlegen neuer Datensätze wird über den Button „Neuer Datensatz“ (links oben in der Übersichtstabelle) gestartet.

1. Datensatztyp auswählen*, zum dem der anzulegende Datensatz gehört (*Auswahl durch Aufrufen des Dropdown über Pfeil am rechten Rand der Zeile)
2. Für alle mit der Taxaliste verknüpften Datensatztypen* (Chromosomen-Zählung und Standard Namen) das verknüpfte Taxon auswählen. Zur Auswahl des Taxons bitte Namensteil eingeben und Namen aus der sich öffnenden Liste auswählen. Ist das zu verknüpfende Taxon nicht verfügbar muss es zuerst in der Taxaliste angelegt werden. (*die Zeile „Verknüpftes Taxon“ wird nur bei Datensatztypen angezeigt, die direkt mit der Taxaliste verknüpft sind)
3. „Weiter“ drücken –> öffnen der Eingabemaske
4. Metadaten des Datensatzes eingeben
5. Datensatz-spezifische Felder des Datensatzes ausfüllen
6. „Speichern“ drücken

Zu jedem Datensatz gehört ein Set von Metadaten, von denen einige obligatorisch ausgefüllt werden sollten, andere nur für bestimmte Portale relevant sind:

• Name des Datensatzes - wenn nicht ausgefüllt wird der Name nach dem Speichern automatisch nach dem vorkonfigurierten Schema generiert, d.h.nur ausfüllen wenn von dem Schema abgewichen werden soll. siehe auch
• Titel des Datensatzes - nur auszufüllen, wenn der Datensatz im Frontend eine zusätzliche Überschrift erhalten soll. Für Chromosomen-DB nicht notwendig. siehe auch
• Öffentliche Sichtbarkeit - „ja“ für alle Datensätze die im Frontend angezeigt werden sollen.
  • Bei Chromosomendatenbank trifft dies für den Datensatztyp Chromosomen-Zählung zu, alle anderen Datensatztypen auf „nein“ setzen.
• Übergeordneter Datensatz - Angabe nur notwendig wenn die Datensatztypen in einfachen Elter-Kind-Beziehungen strukturiert (z.B. Artdatensatz - Belegdatensatz - Bilddatensatz; Artdatensatz - Fundmeldungen) sind. Für Chromosomen-DB nicht zutreffend
• Verknüpftes Taxon - ist vorausgefüllt

Entsprechend des Datensatztyps werden unter dem Metadatenblock die eigentlichen Datensatz-Felder angezeigt.

• Unter den Namen der einzelnen Datenfelder werden Zuordnungen des Feldes zur Datenkategorien und die jeweils einzutragenden Datentypen angezeigt.
• Unter dem Eingabefeld sind z.T. Hinweise zur Eingabe zu finden.
• Bei allen Felder, die mit anderen Datentabellen verknüpft sind, wird nach Eingabe der ersten Buchstaben des verknüpften Datensatz-Namens eine scrollbares Auswahlmenü aller verfügbaren, mit diesen Buchstaben beginnenden Datensätze angezeigt. Ist der gewünschte Eintrag noch nicht vorhanden kann die Erfassung eines neuen Eintrags/Datensatzes über den Button „Neu“ rechts neben dem Eingabefeld begonnen werden.
• Felder denen einen vordefiniertes Auswahlmenü (Dropdown) hinterlegt ist, sind mit den Eintrag “-bitte auswählen-„ vorausgefüllt und haben einen Abwärtspfeil am rechten Rand. Die Auswahl öffnet sich nach Klick in das Datenfeld.
• Neben Datenfeldern in denen Taxonnamen eingetragen werden wird ein kleines Tastatur-Icon angezeigt. Durch anklicken des Icons wird das Malzeichen für die Verwendung in Hybridformeln und Hybridnamen angezeigt. (Falls andere häufig verwendete Sonderzeichen für die Eingabe benötigt werden, können diese hinzugefügt werden.

Aktuell erfolgen keine automatischen Berechnungen von Daten aus anderen Daten.

• Das Datenfeld „Chromosomenzahl“ (=Abgeleitete standardisierte somatische Chromosomenzahl) muss ausgefüllt werden.
• Die für die Kartenanzeige benötigten Dezimalgrad sind einzutragen. Sie werden nicht aus anderen Koordinatenformaten oder Kartenangaben berechnet.

Über die Menü-Icons neben den Datensätzen können die einzelnen Datensätze angezeigt, bearbeitet, dupliziert und gelöscht werden. Wird „Anzeigen“ ausgewählt stehen danach weitere Optionen zur Verfügung, u.a. auch Bearbeiten und Duplizieren sowie Kommentieren.

Neben der obligatorischen Sicherheitsabfrage ob der Datensatz wirklich gelöscht werden soll, prüft das System ob es verknüpfte bzw. untergeordnete Datensätze gibt. Werden solche gefunden, ist das Löschen nicht möglich. In diesen Fällen müssen also erst alle verknüpften Datensätze gelöscht werden.

Wird „Bearbeiten“ ausgewählt öffnet sich die unter Anlegen neuer Datensätze erklärte Eingabemaske mit allen für den jeweiligen Datensatz vorhandenen Angaben.