Prinzipiell können zwei verschiedene Daten verwaltet werden: Taxa und Datensätze.

In der Abbildung werden die im Folgenden verwendeten Begriffe anhand eines Screenshots des Frontends von Bestikri¹⁾ dargestellt.

Um einen universellen Einsatz zu ermöglichen, ist es erforderlich, Datensätze mit ganz unterschiedlicher Struktur und Anzahl von Feldern zu verwalten. Dies wird mit Datensatztypen realisiert.

Im Online-Portal Bestikri gibt es beispielsweise drei Datensatztypen:

• Artdaten (Artsteckbrief mit typischen Merkmalen und taxonomischen Angaben)
• Belegdaten (Daten zum Herbarbeleg: Fundort, Sammler, etc.)
• Bilddaten (Metadaten zu Fotos und Scans von Herbarbelegen)

In einer Datenbank mit einzelnen Datensätzen als Zeile entsprechen Anzeigefelder den Spalten. Jedes Anzeigefeld hat einen selbst vergebenen Namen und kann einen festgelegten Datentyp, wie Zeichenkette, Ganzzahl, Datum, etc. Für jeden Datensatztyp können beliebig viele Anzeigefelder definiert werden.

Datensätze können eine Vielzahl von Anzeigefeldern enthalten. Um diese zu strukturieren, werden Gliederungspunkte verwendet, die als Kategorien verstanden werden können und im Frontend als Zwischenüberschriften innerhalb der Datensatz-Anzeige dargestellt werden.

Der Datentyp eines Anzeigefeldes legt fest, welchen Inhalt ein Anzeigefeld aufnehmen kann. Typisch sind numerische Werte, Datm, Zeichenkette und Elemente von Auswahllisten (Dropdown-Menüs). Daneben gibt es spezielle Datentypen, die keinen Inhalt enthalten, sondern als Platzhalter für besondere Anzeigeelemente (z.B. Karten, Multimedia-Dateien) stehen.